Легализация документов — это процесс подтверждения подлинности и юридической силы документа, выданного в другом государстве. Она используется дипломатическими и консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен, для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинности печати или штампа.
Органы одного государства принимают документы, выданные в другом государстве, только при наличии их легализации. Однако без неё принимаются документы только из стран, с которыми имеются специальные соглашения.
Консульской легализации подлежат следующие виды документов:
- исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие из прокуратуры, от секретаря суда или судебного исполнителя;
- административные документы;
- нотариальные акты;
- официальные пометки (отметки о регистрации, визы, подтверждающие определённую дату, заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса).
Легализация не распространяется на документы, совершённые дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
Вместо легализации может применяться удостоверение документов путём апостиля на основании Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (1961). Апостиль представляет собой штамп или отметку, проставляемую на документе, подтверждающую его подлинность и юридическую силу.
Процедура легализации документов состоит из нескольких этапов:
- Нотариальное удостоверение верности копии документа и подлинности подписи переводчика, если документ составлен на иностранном языке.
- Удостоверение подписи нотариуса Министерством юстиции Российской Федерации.
- Удостоверение подписи должностного лица и печати Министерства юстиции Российской Федерации Консульским департаментом МИД России.
- Консульская легализация в консульстве той страны, для которой предназначен документ.
- Последней инстанцией в консульской легализации иностранных документов для действия в России будет консульство Российской Федерации, действующее в стране происхождения документа.
Выбор способа оформления документа для действия в других странах зависит от того, является ли страна происхождения документа участницей Конвенции об апостиле, а также участницей каких-либо других международных соглашений, отменяющих требование легализации документов.
Если страна присоединилась к Конвенции об апостиле, то на документе для действия в Российской Федерации проставляется апостиль. Не требуется легализация документов, исходящих из стран, с которыми у Российской Федерации есть соответствующие соглашения.